Como cooperativa de generación y transmisión (G&T), Hoosier Energy gestiona las interconexiones de generación distribuida de mayor envergadura para sus cooperativas miembro.
Denominado Proceso de Interconexión de Pequeños Generadores (SGIP, por sus siglas en inglés), este proceso está destinado a instalaciones generadoras con una potencia superior a 50 kilovatios pero no mayor de 20 megavatios, interconectadas a una tensión igual o inferior a 34,5 kV. Las cooperativas miembros gestionan las interconexiones inferiores a 50 kW.
En su momento, este proceso de interconexión en Hoosier Energy era lento, pero manual y se realizaba en pequeñas cantidades, con solo un puñado de solicitudes de interconexión al año. Esto hacía que gestionar dichas solicitudes fuera tarea de una sola persona. Sin embargo, cuando esa persona dejó Hoosier, las responsabilidades pasaron a Raina Lewis, del departamento de Soluciones para Miembros.
Al mismo tiempo, las solicitudes aumentaron progresivamente hasta situarse entre 40 y 50 al año.
“Hemos visto un aumento drástico en las solicitudes desde 2022, y gran parte de ello tuvo que ver con la financiación y los créditos fiscales”, dijo Blake Kleaving, gerente de soluciones para miembros, durante una reciente presentación en línea.
Si bien Lewis hizo todo lo posible por mantener a flote a Hoosier Energy, los datos del proyecto estaban dispersos en correos electrónicos, hojas de cálculo y carpetas compartidas, lo que dificultaba enormemente el procesamiento manual de solicitudes, aprobaciones y facturas. Era evidente que se necesitaba más personal o más tecnología para solucionar el problema.
Lewis buscó posibles soluciones de software y, finalmente, PowerClerk resultó ser la que mejor se adaptaba a las necesidades de Hoosier Energy.
La plataforma de software proporciona un sistema único que registra solicitudes, estudios de interconexión, acuerdos y comunicaciones. Además, ofrece pagos integrados y firmas electrónicas, lo que facilita la coordinación entre los equipos internos de Hoosier, las cooperativas miembro y los clientes o consumidores miembros involucrados.
“Cuando centralizamos todo en un solo lugar (en PowerClerk), siempre teníamos la versión más actualizada”, dijo Kleaving. “Parece muy sencillo, pero en un sector que avanza tan rápido y con tantas exigencias, ya sean los procedimientos operativos estándar para la interconexión, el componente de medición o las condiciones para cumplir con las pólizas de seguro, necesitábamos un repositorio centralizado”.”
Eso hizo que la información fuera accesible para los empleados internos e incluso para que un cliente o una cooperativa miembro interconectada pudiera consultar la posición en la cola.
Otro beneficio importante fue la automatización que proporcionaba PowerClerk.
“Envía correos electrónicos automáticos a los contratistas con las tareas que deben realizar”, explicó Kleaving. “Cuando se requiere una firma, se envía un correo electrónico automático. Tareas que antes requerían que Raina escribiera manualmente, como notificaciones sobre pruebas, tarifas de estudios de viabilidad o resultados de estudios de viabilidad, ahora están automatizadas”.”
Kleaving compara el proceso con la inteligencia artificial (IA).
“¿Va a reemplazar a Raina o a alguien más? No”, dijo. ”Pero te hará trabajar de forma mucho más eficiente, lo que abrirá la puerta a muchas otras áreas donde podremos ampliar tu rol”.”
PowerClerk lleva en funcionamiento poco más de un año y ha proporcionado mejoras operativas cuantificables, como visibilidad en tiempo real del estado y los informes de los proyectos, mayor resiliencia del flujo de trabajo y una reducción del 85% en el tiempo dedicado a gestionar las solicitudes de interconexión.
En el futuro, PowerClerk podría ayudar a Hoosier Energy como una plataforma de flujo de trabajo flexible que admita procesos adicionales entre múltiples partes, incluyendo documentación, aprobaciones y facturación a medida que avancen los programas para miembros.
El sitio web de Hoosier Energy tiene un Enlace a una página de PowerClerk con la marca Hoosier. Esto proporciona una visión general del proceso de interconexión, y cuando alguien está listo para continuar, crea una cuenta y presenta una solicitud.
“Esa página muestra el flujo de trabajo, el proceso y videos de capacitación”, dijo Kleaving. “Esta página es el software”.”