Als Genossenschaft für Stromerzeugung und -übertragung (G&T) verwaltet Hoosier Energy größere, dezentrale Stromerzeugungsnetze für ihre Mitgliedsgenossenschaften.
Diese als Small Generator Interconnection Process (SGIP) bezeichneten Verbindungen betreffen Erzeugungsanlagen mit einer Leistung von mehr als 50 Kilowatt, aber nicht mehr als 20 Megawatt, die mit einer Spannung von maximal 34,5 kV angeschlossen sind. Die Mitgliedsgenossenschaften sind für die Anschlüsse von Anlagen unter 50 kW zuständig.
Früher war der Anschlussprozess bei Hoosier Energy ein langsamer, aber kleiner, manueller Prozess mit nur wenigen Anschlussanträgen pro Jahr. Daher war die Bearbeitung dieser Anträge eine Aufgabe für eine einzelne Person. Als diese Person Hoosier verließ, übernahm Raina Lewis aus der Abteilung für Mitgliederbetreuung die Aufgaben.
Gleichzeitig stieg die Zahl der Anfragen stetig auf 40 bis 50 pro Jahr.
“Seit 2022 haben wir einen regelrechten Boom an Anfragen erlebt, und das lag größtenteils an Finanzierungsfragen und Steuervergünstigungen”, sagte Blake Kleaving, Member Solutions Manager, in einer kürzlich abgehaltenen Online-Präsentation.
Lewis tat zwar ihr Bestes, um Hoosier Energy über Wasser zu halten, doch die Projektdaten waren über E-Mails, Tabellenkalkulationen und freigegebene Ordner verstreut, was die manuelle Bearbeitung von Anträgen, Genehmigungen und Rechnungen erheblich erschwerte. Es war offensichtlich, dass entweder mehr Personal oder mehr Technologie benötigt wurde, um das Problem zu lösen.
Lewis suchte nach potenziellen Softwarelösungen, und letztendlich erwies sich PowerClerk als die beste Lösung für die Bedürfnisse von Hoosier Energy.
Die Softwareplattform bietet ein zentrales System zur Erfassung von Anträgen, Verbindungsstudien, Vereinbarungen und der gesamten Kommunikation. Sie umfasst zudem integrierte Zahlungsfunktionen und elektronische Signaturen und ermöglicht so eine koordinierte Zusammenarbeit zwischen den internen Teams von Hoosier, den Mitgliedsgenossenschaften und den beteiligten Kunden bzw. Mitgliedern.
“Als wir alles an einem Ort (in PowerClerk) zusammenführten, hatten wir immer die aktuellste Version”, sagte Kleaving. “Das klingt sehr einfach, aber in einer Branche, die sich so schnell entwickelt und in der so viele Dinge erledigt werden müssen – ob es nun um Standardarbeitsanweisungen für die Netzverbindung, die Messtechnik oder die Bedingungen für Versicherungsbedingungen geht –, brauchten wir ein zentrales Datenrepository.”
Dadurch wurden die Informationen für interne Mitarbeiter zugänglich und konnten sogar von einem angeschlossenen Kunden oder Mitglied einer Genossenschaft zur Überprüfung der Warteschlangenposition genutzt werden.
Ein weiterer großer Vorteil war die Automatisierung durch PowerClerk.
“Das System versendet automatisch E-Mails an die Auftragnehmer mit den jeweiligen Aufgaben”, erklärte Kleaving. “Sobald eine Unterschrift fällig ist, wird eine automatische E-Mail verschickt. Dinge, für die Raina früher noch Benachrichtigungen über Testtermine, Gebühren für Machbarkeitsstudien oder deren Ergebnisse tippen musste, sind jetzt alle automatisiert.”
Kleaving vergleicht den Prozess mit künstlicher Intelligenz (KI).
“Wird es Raina oder irgendjemand anderen ersetzen? Nein”, sagte er. ”Aber es wird Ihre Arbeitsweise so viel effizienter gestalten, dass sich Ihnen dadurch zahlreiche weitere Einsatzmöglichkeiten eröffnen, in denen wir Ihre Rolle erweitern können.“
PowerClerk ist seit etwas über einem Jahr im Einsatz und hat messbare operative Verbesserungen gebracht, wie z. B. Echtzeit-Transparenz über Projektstatus und Berichterstattung, erhöhte Workflow-Resilienz und eine Reduzierung des Zeitaufwands für die Verwaltung von Interkonnektionsanfragen um 85%.
Zukünftig könnte PowerClerk Hoosier Energy als flexible Workflow-Plattform unterstützen, die zusätzliche Prozesse mit mehreren Beteiligten, einschließlich Dokumentation, Genehmigungen und Abrechnung, im Zuge der Weiterentwicklung von Mitgliederprogrammen ermöglicht.
Die Website von Hoosier Energy hat eine Link zu einer PowerClerk-Seite mit Hoosier-Branding. Hier erhalten Sie einen Überblick über den Verbindungsprozess. Wenn jemand bereit ist, fortzufahren, erstellt er ein Konto und reicht einen Antrag ein.
“Auf dieser Seite ist der Arbeitsablauf dargestellt, der Prozess wird veranschaulicht, und es gibt Schulungsvideos”, sagte Kleaving. “Diese Seite hier ist die Software.”