En tant que coopérative de production et de transport (G&T), Hoosier Energy gère des interconnexions de production distribuée plus importantes pour ses coopératives membres.
Ce processus d'interconnexion des petits générateurs (SGIP) concerne les installations de production d'électricité d'une puissance supérieure à 50 kilowatts mais inférieure ou égale à 20 mégawatts, interconnectées à une tension inférieure ou égale à 34,5 kV. Les coopératives membres gèrent les interconnexions inférieures à 50 kW.
Autrefois, le processus d'interconnexion chez Hoosier Energy était un processus manuel, certes lent, mais à petite échelle, ne traitant qu'une poignée de demandes par an. De ce fait, une seule personne s'en chargeait. Mais lorsque cette personne a quitté Hoosier, ses responsabilités ont été transférées à Raina Lewis, du service Solutions aux membres.
Dans le même temps, le nombre de demandes a augmenté régulièrement pour atteindre entre 40 et 50 par an.
“ Nous avons constaté une explosion des demandes depuis 2022, et une grande partie de cela était liée au financement et aux crédits d'impôt ”, a déclaré Blake Kleaving, responsable des solutions pour les membres, lors d'une récente présentation en ligne.
Malgré les efforts de Lewis pour maintenir Hoosier Energy à flot, les données des projets étaient éparpillées entre courriels, feuilles de calcul et dossiers partagés, ce qui rendait le traitement manuel des demandes, des approbations et des factures extrêmement difficile. Il était évident qu'il fallait soit davantage de personnel, soit de nouvelles technologies pour résoudre le problème.
Lewis a recherché des solutions logicielles potentielles et, finalement, PowerClerk s'est avéré être la solution la mieux adaptée aux besoins de Hoosier Energy.
La plateforme logicielle offre un système unique qui enregistre les demandes, les études d'interconnexion, les accords et les communications. Elle propose également des solutions intégrées de paiement et de signature électronique, permettant une collaboration efficace entre les équipes internes de Hoosier, les coopératives membres et les clients ou membres-consommateurs concernés.
“ En centralisant toutes nos données (dans PowerClerk), nous avions toujours accès à la version la plus récente ”, a déclaré Kleaving. “ Cela paraît simple, mais dans un secteur qui évolue si vite et où les exigences changent constamment, qu’il s’agisse des procédures opérationnelles standard pour l’interconnexion, du système de comptage ou des conditions à respecter pour les assurances, un référentiel centralisé était indispensable. ”
Cela a permis aux employés internes d'accéder à l'information, et même à un client ou un membre de la coopérative pour vérifier sa position dans la file d'attente.
L'autre avantage majeur résidait dans l'automatisation permise par PowerClerk.
“ Le système envoie automatiquement des courriels aux entrepreneurs pour les informer des tâches à accomplir ”, a expliqué Kleaving. “ Lorsqu'une signature est requise, un courriel est automatiquement envoyé. Désormais, Raina rédigeait manuellement les notifications concernant les tests, les frais d'étude de faisabilité ou les résultats de cette étude. ”
Kleaving compare le processus à l'intelligence artificielle (IA).
“ Est-ce que cela va remplacer Raina ou qui que ce soit d'autre ? Non ”, a-t-il dit. ” Mais cela va vous permettre de travailler beaucoup plus efficacement, ce qui ouvrira la porte à de nombreux autres domaines où nous pourrons élargir votre rôle. »
PowerClerk est en place depuis un peu plus d'un an maintenant et a permis d'obtenir des améliorations opérationnelles mesurables telles qu'une visibilité en temps réel sur l'état et le reporting des projets, une résilience accrue du flux de travail et une réduction de 85% du temps consacré à la gestion des demandes d'interconnexion.
À l'avenir, PowerClerk pourrait aider Hoosier Energy en tant que plateforme de flux de travail flexible prenant en charge des processus multipartites supplémentaires, notamment la documentation, les approbations et la facturation à mesure que les programmes des membres progressent.
Le site web de Hoosier Energy possède un lien vers une page PowerClerk de marque Hoosier. Cela donne un aperçu du processus d'interconnexion, et lorsqu'une personne est prête à procéder, elle crée un compte et dépose une demande.
“ Cette page présente le flux de travail, elle illustre le processus et elle contient des vidéos de formation ”, a déclaré Kleaving. “ Cette page-ci concerne le logiciel. ”