Como uma cooperativa de geração e transmissão (G&T), a Hoosier Energy gerencia interconexões de geração distribuída de maior porte para suas cooperativas membros.
Denominado Processo de Interconexão de Pequenos Geradores (SGIP, na sigla em inglês), esse processo de interconexão destina-se a instalações de geração com potência superior a 50 quilowatts, mas não superior a 20 megawatts, e interligadas em tensão igual ou inferior a 34,5 kV. As cooperativas associadas são responsáveis pelas interconexões com potência inferior a 50 kW.
Em certa época, esse processo de interconexão na Hoosier Energy era lento, porém simples e manual, com apenas algumas solicitações de interconexão geradas a cada ano. Isso fazia com que o gerenciamento dessas solicitações fosse uma tarefa para uma única pessoa. Mas quando essa pessoa deixou a Hoosier, as responsabilidades foram transferidas para Raina Lewis, no departamento de Soluções para Membros.
Ao mesmo tempo, os pedidos aumentaram de forma constante, chegando a entre 40 e 50 por ano.
“Observamos um aumento exponencial nas solicitações desde 2022, e grande parte disso se deve ao financiamento e aos créditos fiscais”, disse Blake Kleaving, Gerente de Soluções para Membros, durante uma apresentação online recente.
Embora Lewis fizesse o possível para manter a Hoosier Energy à tona, os dados do projeto estavam espalhados por e-mails, planilhas e pastas compartilhadas, tornando o processamento manual de solicitações, aprovações e faturas impraticável. Ficou claro que era necessário contratar mais funcionários ou investir em tecnologia para resolver o problema.
Lewis buscou possíveis soluções de software e, por fim, o PowerClerk se mostrou a opção mais adequada às necessidades da Hoosier Energy.
A plataforma de software oferece um sistema único que registra solicitações, estudos de interconexão, contratos e comunicações. Ela também oferece pagamentos e assinaturas eletrônicas integrados, proporcionando um esforço coordenado entre as equipes internas da Hoosier, as cooperativas associadas e os clientes ou consumidores envolvidos.
“Quando centralizamos tudo em um único local (no PowerClerk), sempre tínhamos a versão mais atualizada”, disse Kleaving. “Isso parece muito simples, mas em um setor que se move tão rapidamente e com tantas coisas a serem feitas, sejam procedimentos operacionais padrão para interconexão, o componente de medição ou as condições para atender às apólices de seguro, precisávamos de um repositório central.”
Isso tornou as informações acessíveis aos funcionários internos e até mesmo para que um cliente ou cooperativa membro pudesse verificar a posição na fila.
Outro benefício importante foi a automação proporcionada pelo PowerClerk.
“O sistema envia e-mails automáticos aos contratados com as tarefas que eles precisam realizar”, disse Kleaving. “Quando há uma assinatura a ser assinada, um e-mail automático é enviado. Tarefas que antes exigiam que Raina digitasse notificações sobre testes, taxas de estudo de viabilidade ou resultados de estudos de viabilidade, agora são todas automatizadas.”
Kleaving compara o processo à inteligência artificial (IA).
“Isso vai substituir a Raina ou qualquer outra pessoa? Não”, disse ele. ”Mas vai fazer com que você trabalhe com muito mais eficiência, o que abrirá portas para diversas outras áreas onde poderemos expandir sua função.”
O PowerClerk está em funcionamento há pouco mais de um ano e proporcionou melhorias operacionais mensuráveis, como visibilidade em tempo real do status e relatórios de projetos, maior resiliência do fluxo de trabalho e uma redução de 85% no tempo gasto no gerenciamento de solicitações de interconexão.
No futuro, o PowerClerk poderá auxiliar a Hoosier Energy como uma plataforma de fluxo de trabalho flexível que suporta processos adicionais com múltiplas partes envolvidas, incluindo documentação, aprovações e faturamento, à medida que os programas dos membros progridem.
O site da Hoosier Energy tem um link para uma página do PowerClerk com a marca Hoosier. Isso fornece uma visão geral do processo de interconexão e, quando alguém estiver pronto para prosseguir, cria uma conta e preenche uma solicitação.
“Essa página mostra o fluxo de trabalho, o processo e tem vídeos de treinamento”, disse Kleaving. “Esta página é o software.”