Las reuniones anuales virtuales obtienen un impulso a través de producciones de video profesionales

Verano 2021

Estamos en vivo en cinco, cuatro, tres, dos, uno...

Con las cámaras rodando, las reuniones anuales cooperativas se llevan a cabo en vivo en Facebook mientras las cooperativas trabajan para cumplir con los protocolos de seguridad.

Para ayudar con estos eventos, los departamentos de Servicios de Soporte de Tecnología y Comunicaciones de Hoosier Energy se han unido para proporcionar audio

y soporte de video para los miembros.

Las reuniones virtuales consisten en dos métodos distintos de video. Los segmentos pueden ser pregrabados o pueden tener lugar en vivo. A menudo se utiliza una mezcla de ambos. No importa el proceso implementado, hay muchas piezas en movimiento que tienen lugar detrás de escena. Es por eso que la planificación es una parte tan importante de la ejecución de un gran evento. Con una dirección y coordinación claras entre todos los involucrados, los eventos virtuales están demostrando ser efectivos.

 

Cooperativas ayudando a cooperativas
En Whitewater Valley REMC, Sandy Cason y Jennifer Scott dirigieron la coordinación de la reunión virtual de este año. Querían hacer mejoras y se acercaron a Hoosier Energy en busca de ayuda.

 

Los productores de video Chris Johnson y Ben Turner le mostraron a Cason los métodos disponibles y ella decidió usar ambos.

 

La reunión de la cooperativa tuvo segmentos en vivo con la secretaria/tesorera Jodie Creek actualizando a los miembros sobre los estatutos de la reunión y declarando que se había alcanzado el quórum, y la abogada de la cooperativa, Amber Orozco, actualizó a los miembros sobre los resultados de la elección del director.

 

Para algunas cooperativas, los segmentos de su reunión anual realizados en vivo cumplen con los requisitos legales para el proceso electoral. Algunas cooperativas han modificado los estatutos para adaptarse a las formas en que se llevan a cabo las reuniones en un entorno virtual.

 

“Nuestra junta actualizó nuestros estatutos hace unos años, lo que permitió que nuestro proceso de elección se llevara a cabo mediante votación por correo. El año pasado, como se canceló la reunión presencial debido al COVID, se hizo otra actualización de los estatutos ampliando el tiempo que teníamos para realizar la reunión”, dijo Cason.

 

La reunión de 17 minutos de la cooperativa también incluyó mensajes pregrabados de la directora ejecutiva Mary Jo Thomas y el presidente de la junta Rod West.

“Pudimos integrar los segmentos pregrabados de tal manera que la reunión se reprodujera como si fuera una transmisión continua en vivo”, dijo Johnson.

 

“Me sorprendió cómo se armó todo, fue perfecto”, dijo Cason.

 

Los miembros-consumidores comentaron durante el evento de Facebook Live diciendo que lo estaban disfrutando. Cason estaba en su computadora, respondiendo a los comentarios de los miembros a medida que se publicaban.

 

Equipo usado conduce a eventos virtuales de alta calidad

El equipo utilizado para llevar a cabo eventos en vivo con calidad de televisión incluye más que un teléfono y una conexión a Internet. Cámaras de video de alta definición, iluminación, un teleprompter y micrófonos ayudan a mejorar la experiencia.

 

Con una experiencia combinada de 40 años, Johnson y Turner saben lo que se necesita para producir contenido que se vea y suene genial. Cuando se preparan para una sesión, se enfocan en la iluminación adecuada y las exposiciones de la cámara. Tienen una variedad de micrófonos en su arsenal para capturar audio claro y sin ruido y siempre enmarcan las tomas para que sus sujetos se vean geniales. Turner redujo las cosas a un elemento que puede hacer o deshacer un video.

 

“Si tiene un sonido deficiente, es un claro indicio de que el video no está producido profesionalmente, y cuando el sonido es tan malo, puede restarle valor al contenido del video en sí. Ahí es donde podemos ayudar”, dijo Turner.

 

En Whitewater Valley REMC, su experiencia con esta configuración virtual los hace mirar hacia el futuro y cómo los eventos virtuales pueden ser parte del compromiso continuo de los miembros.

 

“Tenemos miembros que no quieren tomarse tres o cuatro horas de una noche entre semana para asistir a una reunión en persona para votar por un director y tal vez ganar un premio. Estamos sopesando nuestras opciones para encontrar un término medio para mantener a nuestros miembros comprometidos e informados”, dijo Cason.

 

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