En la primavera de 2025, Hoosier Energy inició una operación de evaluación de facturación, guiada por 1898 and Co.
El objetivo era examinar el proceso de facturación de Hoosier Energy de principio a fin.
“Lo llamamos la caja registradora de la empresa, pero en resumen, contamos con 600 medidores en todo nuestro sistema que capturan datos vinculados a todos los puntos de suministro a los miembros”, dijo Will Kaufman, vicepresidente de suministro de energía y gestión de riesgos de Hoosier Energy. “La facturación afecta a todos los aspectos de nuestra organización, desde los medidores hasta los técnicos de medición y las subestaciones, y fluye a través del control del sistema, finanzas, operaciones, TI, etc. Tiene influencia en toda nuestra organización”.
El equipo de facturación, en particular, ha sido durante mucho tiempo lo que Kaufman llama el "neurocentro" del proceso. Pero a medida que el proceso y las personas involucradas han ido cambiando con el tiempo, era evidente que Hoosier Energy se beneficiaría de mapear el proceso y optimizarlo para el futuro.
Los esfuerzos para lograr precisamente eso comenzaron con un taller de lanzamiento y descubrimiento, seguido de sesiones con las partes interesadas, con más de 30 empleados de los departamentos de facturación, desarrollo económico, TI, gestión de activos, control de sistemas, mercados energéticos, seguridad, soluciones para miembros y finanzas. Para cuando se publicó el informe final, aproximadamente 45 empleados participaron en las sesiones con las partes interesadas, con más de 200 horas de reuniones.
Estas sesiones se facilitaron de forma remota con un software que permitió a los participantes colocar respuestas en notas Post-It a las preguntas para identificar y capturar información.
“El equipo de 1898 pudo entonces analizar todos esos comentarios para comprender cómo era la situación actual y encontrar oportunidades de mejora”, dijo Kaufman.
Los hallazgos se dividieron en categorías: operativa, financiera, tecnológica y de automatización.
Mientras tanto, el estudio del proceso de facturación reveló que se generan aproximadamente 350 facturas cada mes, incluyendo informes personalizados y otras solicitudes.
“Fue un proceso muy abierto y colaborativo para identificar puntos críticos, desafíos y destacar nuestros puntos fuertes”, dijo Kaufman. “Necesitábamos poder implementar cambios para crear un futuro ideal de facturación, y esto nos está ayudando a desarrollar una hoja de ruta para lograrlo y optimizar el proceso”.
Las recomendaciones incluyeron la contratación de un gerente de facturación, lo que se hizo realidad a principios de enero con la contratación de Brady Abel como Gerente de Facturación y Gestión del Ciclo de Ingresos.
Otras medidas incluyeron la actualización del software de facturación, el uso de tecnología e inteligencia artificial en lugar de operaciones mayoritariamente manuales, y la realización de un ejercicio para determinar la documentación y la eficiencia. Estos y otros cambios se diseñaron para implementarse por etapas durante los próximos 18 meses.
“A medida que mejoramos todos estos elementos, podemos asegurarnos de que todos estén en sintonía con las diferentes tareas que componen el proceso de facturación”, afirmó Kaufman.