2025 年春、Hoosier Energy は 1898 and Co. の指導の下、請求評価業務を開始しました。
目標は、Hoosier Energy の請求プロセスを最初から最後まで調査することでした。
「私たちはこれをいわば会社のレジと呼んでいますが、要するにシステム全体に600台のメーターを設置し、会員へのすべての供給ポイントに紐づいたデータを収集しているということです」と、フージャー・エナジーの電力供給・リスク管理担当副社長、ウィル・カウフマン氏は述べています。「請求業務は、メーターからメーター技術者、変電所に至るまで、組織のあらゆる側面に関わっており、システム制御、財務、運用、ITなどを経由します。組織全体に触手を伸ばしているのです。」
特に請求チームは、長年にわたり、カウフマン氏が言うところのプロセスの「中枢」でした。しかし、プロセスとそれに関わる人々は時間の経過とともに変化してきたため、Hoosier Energyにとって、プロセスをマッピングし、将来に向けて最適化することが有益であることは明らかでした。
まさにその実現に向けた取り組みは、キックオフとディスカバリーワークショップセッションから始まり、その後、請求、経済開発、IT、資産管理、システム制御、電力市場、安全、会員ソリューション、財務の各部門を代表する30名以上の従業員によるステークホルダーセッションが行われました。最終報告書が発行されるまでに、約45名の従業員がステークホルダーセッションに参加し、200時間を超える会議が行われました。
これらのセッションは、参加者が質問に対してポストイットの回答を貼って情報を特定し、記録できるソフトウェアを使用してリモートで実施されました。
「1898チームは、すべてのコメントを精査して現状を把握し、改善の機会を見つけることができました」とカウフマン氏は語った。
調査結果は、運用、財務、テクノロジー、自動化のカテゴリーに分類されました。
一方、請求プロセスの調査により、カスタム レポートやその他のリクエストを含め、毎月約 350 件の請求書が生成されていることが明らかになりました。
「問題点や課題を特定し、優れた点を浮き彫りにする、非常にオープンで協力的なプロセスでした」とカウフマン氏は述べた。「理想的な課金システムの未来像を実現するために、変革を進める必要がありました。今回の取り組みは、そこに到達し、プロセスを最適化するためのロードマップを策定する上で役立っています。」
推奨事項には請求マネージャーの採用も含まれており、これは 1 月初旬に Brady Abel 氏を請求および収益サイクル管理マネージャーとして採用することで実現しました。
その他にも、請求ソフトウェアのアップデート、主に手作業による業務の代替としてテクノロジーと人工知能を活用すること、そして文書化と効率性を評価するための演習の実施などが挙げられます。これらの変更とその他の変更は、今後18ヶ月以上かけて段階的に実施される予定です。
「これらすべての部分を継続的に改善していくことで、請求プロセスを構成するさまざまなタスクについて全員が同じ認識を持つことができるようになります」とカウフマン氏は語った。